Service zu Zufriedenheit

Ein Kundenportal entlastet das Team und stärkt die Kundenbindung: Aufträge, Dokumente und Kommunikation an einem Ort. Weniger E-Mails, bessere Kundenerfahrung.

Ausgangssituation

Viele Unternehmen wickeln Kundenkommunikation noch per Mail, Telefon oder verstreute Dokumente ab. Jeder Austausch kostet Zeit, Informationen gehen verloren, Nachfragen häufen sich. Das Resultat: hoher Koordinationsaufwand, unklare Service-Qualität, lange Wartezeiten bei der Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung und Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden. Kunden erleben das Unternehmen als schwerfällig.

Zielzustand

Ein Kundenportal bündelt alle Vorgänge: Aufträge, Dokumente, Kommunikation und Services laufen über eine zentrale Plattform. Kunden loggen sich ein und finden alles an einem Ort. Das Unternehmen sowie Kunden profitieren von Transparenz und Effizienz. Die Geschäftsführung hat jederzeit einen Überblick über den Stand der Kundenbeziehungen – ohne nachzufragen.

Automatisierungs-Fahrplan

Kundenportal

Bestandsaufnahme

Bevor ein Kundenportal echten Mehrwert schafft, müssen die entscheidenden Prozesse klar sein: Welche Services sollen Kunden dort abwickeln können? Welche Dokumente und Daten müssen bereitstehen? Außerdem braucht es Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie CRM oder ERP – und die Bereitschaft, gewachsene Kommunikationswege (E-Mail-Flut, Telefonate) um ein zentrales System zu erweitern.

Implementierung

Gemeinsam definieren wir den Funktionsumfang des Portals. Anschließend schaffen wir die Datengrundlage und binden Systeme an, sodass Kunden direkt auf ihre relevanten Daten und Dokumente zugreifen können. Das Portal wird Schritt für Schritt eingeführt – zunächst mit den wichtigsten Funktionen, dann kontinuierlich erweitert. Parallel schulen wir das Team, damit die Kundenbetreuung nahtlos vom alten Modus in das neue Portal wechselt.

Ergebnis

Das Ergebnis ist ein zentrales Kundenportal, das den Aufwand reduziert und die Servicequalität erhöht. Kunden finden ihre Informationen selbst, während der persönliche Draht weiterhin offensteht. Das Unternehmen spart Zeit, die Kundenbindung steigt. Die Geschäftsführung profitiert von gesteigerter Kundenbindung: Alle Interaktionen und Vorgänge sind transparent, strukturiert und jederzeit abrufbar. Aus unübersichtlicher Kommunikation wird ein Wettbewerbsvorteil.

Einordnung im Stufenmodell des Autopiloten

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Erfolge mit
dem Use-Case
System statt Zufall

Beratungsbranche

The Optimized Agency

Wie Mio die Operations-Struktur seiner neuen Beratungsagentur von Grund auf so aufbaute, dass sie skaliert und echten Marktvorsprung schafft – ohne lange Onboarding-Zeiten. Ergebnis: Mehrere hundert Stunden pro Jahr gespart, neue Mitarbeitende ab Tag eins produktiv und die Grundlage für Leistungen, die sonst nur große Agenturen anbieten.

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Entsorgungsbranche

Trade Waste International

Wie TWI Services für zuvor unerreichte Kundensegmente eingeführt hat – ohne Mehraufwand im Betrieb und zusätzliche IT-Last. Ergebnis: stabiles operatives Fundament, mehr Effizienz, schnellere Entscheidungen und skalierbares Wachstum.

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