Beratungsbranche

Wie Mio die Operations-Struktur seiner neuen Beratungsagentur von Grund auf so aufbaute, dass sie skaliert und echten Marktvorsprung schafft – ohne lange Onboarding-Zeiten. Ergebnis: Mehrere hundert Stunden pro Jahr gespart, neue Mitarbeitende ab Tag eins produktiv und die Grundlage für Leistungen, die sonst nur große Agenturen anbieten.

Über den Kunden

The Optimized Agency ist das Beratungsunternehmen für Agenturwachstum. Der Fokus: skalierbare Systeme, die ihren Agenturkunden helfen, effizienter zu arbeiten und im Markt besser zu performen. Inhaber Mio bringt über 15 Jahre Erfahrung als Geschäftsführer mit und hat bereits mehrere Agenturen erfolgreich aufgebaut – bis über 2,5 Mio. € Jahresumsatz.

Problem

Mio wollte seine neue Beratungsagentur von Beginn an auf einem skalierbaren Fundament aufbauen – ohne die typischen Wachstumsschmerzen. Die Idee: Eine Agentur, die ab Tag eins wie eine Große agieren kann – mit sofort produktiven Mitarbeitenden, minimalem Onboarding-Aufwand für Neukunden und maximaler Klarheit in Prozessen. Das Ziel: von Anfang an Strukturen schaffen, die nicht nur entlasten, sondern neue Leistungsebenen und Differenzierung am Markt ermöglichen.

Ergebnis

Gemeinsam entwickelten wir ein maßgeschneidertes Unternehmens-Betriebssystem, das zentrale Prozesse neu denkt, sauber strukturiert und im Hintergrund automatisiert. ✅ CRM: Vollständige Kundenhistorie und Bedarfsübersicht ✅ Vertragsmanagement: Zentrale Steuerung aller Kundenverträge ✅ Zahlungsmanagement: Automatisierte Rechnungsstellung mit Überblick ✅ Onboarding: Standardisierte Abläufe mit Automatisierung ✅ Projektmanagement: End-to-End-Fulfillment auf Knopfdruck ✅ Systemvernetzung: Alle Bereiche greifen nahtlos ineinander

Status Quo vor der Zusammenarbeit

Mio startete als erfahrener Solopreneur mit einer klaren Vision: Eine neue Beratungsagentur mit der Struktur eines erfolgreichen Marktführers – nur schlanker, schneller, digitaler. Statt Wochen für das Onboarding neuer Teammitglieder oder Kunden zu verlieren, sollte jeder sofort produktiv mitarbeiten können. Die Herausforderung: Systeme so aufzubauen, dass sie heute entlasten – und morgen den Spielraum für neue Geschäftsmodelle bieten. Keine Flickschusterei, sondern ein System mit Substanz.

Unser Weg zum Ziel mit

The Optimized Agency

Analyse & Architektur

Gemeinsam haben wir die operativen Kernprozesse durchleuchtet und daraus eine skalierbare Systemarchitektur entwickelt. Der Fokus lag auf Klarheit, Erweiterbarkeit und Alltagstauglichkeit – ohne sich im Overengineering zu verlieren. Mio definierte, was das System leisten soll, wir haben es übersetzt in Technologie, die diesen Anspruch erfüllt.

Aufbau & Integration

Innerhalb von 7 Monaten entstand gemeinsam mit Mio und seinem Team ein voll integriertes Unternehmens-Betriebssystem. Prozesse aus CRM, Projektmanagement, Vertrags- und Finanzwesen sowie Kunden-Onboarding wurden nicht nur vernetzt, sondern strategisch aufeinander abgestimmt. Parallel dazu unterstützen wir Mio im Fulfillment seiner Kundenprojekte – ein echter Produktivitäts- und Qualitätsgewinn für die Außenwirkung.

Dokumentation & Skalierung

Der wichtigste Indikator für ein funktionierendes System: Können neue Mitarbeitende und Kunden sofort bedient werden? Bei Mio war das Realität. Die Struktur war dokumentiert, zugänglich und sofort nutzbar. Das senkt die Einstiegshürde für Onboardings und sorgt dafür, dass Wachstum nicht zur Belastung, sondern zur kalkulierbaren Routine wird.

Für meine neue Agentur war mir von Anfang an klar: Ohne durchdachte Prozesse wirst du nie mehr als dein eigener Flaschenhals bleiben. Mit SCHAFFSCH habe ich in nur 7 Monaten ein vollständiges Unternehmens-Betriebssystem aufgebaut, das heute mein wichtigster Wettbewerbsvorteil ist. Meine ersten Mitarbeitenden konnten so von Tag eins an produktiv mitarbeiten – und ich als Geschäftsführer kann mich voll auf den strategischen Ausbau und neue Serviceangebote konzentrieren.

Mio Mioduszewski, Geschäftsführer
The Optimized GmbH

Ergebnisse

Bedarfsorientiert entwickeln, Zukunft mitdenken

Wir starten immer mit dem, was aktuell drückt – und bauen die Architektur so, dass neue Funktionen, Services und Anforderungen später reibungslos integriert werden können. Das schafft die Freiheit, in der Gegenwart effizient zu arbeiten – und sich gleichzeitig strategisch weiterzuentwickeln.

Zentrales System schlägt viele Insellösungen

Fibery wurde zur zentralen Datenbank für alle relevanten Geschäftsbereiche – vom Vertrieb über Fulfillment bis zur Abrechnung. Die Fehlerquellen, die in fragmentierten Tool-Systemen entstehen, wurden eliminiert. Statt Komplexität zu verwalten, entstand Übersicht. Statt Workarounds, Klarheit.

Dokumentation ist Skalierung

Struktur ist nichts ohne Verständlichkeit. Wir investieren früh in Dokumentation, weil sie später Wachstum trägt. Je klarer ein System ist, desto einfacher ist es zu skalieren. Jeder neue Mitarbeitende wird schneller produktiv und Kunden können besser bedient werden. Jeder neue Prozess lässt sich sauber einführen.

Der Inhaber als Ideengeber, wir als Umsetzer

Strategische Klarheit trifft auf technische Umsetzung. Mio brachte die unternehmerische Perspektive und Prozesskenntnis in seinem Bereich mit – wir lieferten die Architektur, die daraus ein funktionierendes System macht. Diese Kombination ist der Schlüssel, wenn Systeme nicht nur entlasten, sondern echte Wettbewerbsvorteile ermöglichen sollen.

Genug gelesen?

Lass Dich beraten und finde heraus, wie Dein Unternehmen auf Autopilot läuft. Wir starten mit einem kurzen Check Deiner Strukturen – und zeigen Dir, wo Wachstum blockiert wird und wie Du es systematisch freisetzt.
Jetzt Kontakt aufnehmen