Wie Mio die Operations-Struktur seiner neuen Beratungsagentur von Grund auf so aufbaute, dass sie skaliert und echten Marktvorsprung schafft – ohne lange Onboarding-Zeiten. Ergebnis: Mehrere hundert Stunden pro Jahr gespart, neue Mitarbeitende ab Tag eins produktiv und die Grundlage für Leistungen, die sonst nur große Agenturen anbieten.
The Optimized Agency ist das Beratungsunternehmen für Agenturwachstum. Der Fokus: skalierbare Systeme, die ihren Agenturkunden helfen, effizienter zu arbeiten und im Markt besser zu performen. Inhaber Mio bringt über 15 Jahre Erfahrung als Geschäftsführer mit und hat bereits mehrere Agenturen erfolgreich aufgebaut – bis über 2,5 Mio. € Jahresumsatz.
Mio wollte seine neue Beratungsagentur von Beginn an auf einem skalierbaren Fundament aufbauen – ohne die typischen Wachstumsschmerzen. Die Idee: Eine Agentur, die ab Tag eins wie eine Große agieren kann – mit sofort produktiven Mitarbeitenden, minimalem Onboarding-Aufwand für Neukunden und maximaler Klarheit in Prozessen. Das Ziel: von Anfang an Strukturen schaffen, die nicht nur entlasten, sondern neue Leistungsebenen und Differenzierung am Markt ermöglichen.
Gemeinsam entwickelten wir ein maßgeschneidertes Unternehmens-Betriebssystem, das zentrale Prozesse neu denkt, sauber strukturiert und im Hintergrund automatisiert.
✅ CRM: Vollständige Kundenhistorie und Bedarfsübersicht
✅ Vertragsmanagement: Zentrale Steuerung aller Kundenverträge
✅ Zahlungsmanagement: Automatisierte Rechnungsstellung mit Überblick
✅ Onboarding: Standardisierte Abläufe mit Automatisierung
✅ Projektmanagement: End-to-End-Fulfillment auf Knopfdruck
✅ Systemvernetzung: Alle Bereiche greifen nahtlos ineinander
Status Quo vor der Zusammenarbeit
Mio startete als erfahrener Solopreneur mit einer klaren Vision: Eine neue Beratungsagentur mit der Struktur eines erfolgreichen Marktführers – nur schlanker, schneller, digitaler. Statt Wochen für das Onboarding neuer Teammitglieder oder Kunden zu verlieren, sollte jeder sofort produktiv mitarbeiten können. Die Herausforderung: Systeme so aufzubauen, dass sie heute entlasten – und morgen den Spielraum für neue Geschäftsmodelle bieten. Keine Flickschusterei, sondern ein System mit Substanz.
Unser Weg zum Ziel mit
The Optimized Agency
Gemeinsam haben wir die operativen Kernprozesse durchleuchtet und daraus eine skalierbare Systemarchitektur entwickelt. Der Fokus lag auf Klarheit, Erweiterbarkeit und Alltagstauglichkeit – ohne sich im Overengineering zu verlieren. Mio definierte, was das System leisten soll, wir haben es übersetzt in Technologie, die diesen Anspruch erfüllt.
Innerhalb von 7 Monaten entstand gemeinsam mit Mio und seinem Team ein voll integriertes Unternehmens-Betriebssystem. Prozesse aus CRM, Projektmanagement, Vertrags- und Finanzwesen sowie Kunden-Onboarding wurden nicht nur vernetzt, sondern strategisch aufeinander abgestimmt. Parallel dazu unterstützen wir Mio im Fulfillment seiner Kundenprojekte – ein echter Produktivitäts- und Qualitätsgewinn für die Außenwirkung.
Der wichtigste Indikator für ein funktionierendes System: Können neue Mitarbeitende und Kunden sofort bedient werden? Bei Mio war das Realität. Die Struktur war dokumentiert, zugänglich und sofort nutzbar. Das senkt die Einstiegshürde für Onboardings und sorgt dafür, dass Wachstum nicht zur Belastung, sondern zur kalkulierbaren Routine wird.
Für meine neue Agentur war mir von Anfang an klar: Ohne durchdachte Prozesse wirst du nie mehr als dein eigener Flaschenhals bleiben. Mit SCHAFFSCH habe ich in nur 7 Monaten ein vollständiges Unternehmens-Betriebssystem aufgebaut, das heute mein wichtigster Wettbewerbsvorteil ist. Meine ersten Mitarbeitenden konnten so von Tag eins an produktiv mitarbeiten – und ich als Geschäftsführer kann mich voll auf den strategischen Ausbau und neue Serviceangebote konzentrieren.
Mio Mioduszewski, Geschäftsführer
The Optimized GmbH
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