Anfrage zu Auftrag

Digitales Vertragswesen beendet Versions-, Erinnerungs- und Papier-Chaos: Verträge digital erstellen, prüfen und rechtssicher unterschreiben – schnell, transparent, effizient.

Ausgangssituation

Verträge sind oft ein Engpass im Tagesgeschäft: Entwürfe wandern per Mail hin und her, Versionen werden manuell gepflegt, Unterschriften lassen auf sich warten, die Digitalisierung von Papierverträgen bleibt aus. Die Folge: langsame Prozesse, unklare Anforderungen, rechtliche Risiken und genervte Geschäftspartner. Was eigentlich Routine sein sollte, blockiert Entscheidungen und verlangsamt das Geschäft.

Zielzustand

Mit einem digitalen Vertragswesen laufen alle Schritte strukturiert über ein zentrales System: Vertragsvorlagen, Prüfprozesse, Freigaben und rechtlich verbindliche digitale Signaturen. Die Geschäftsführung hat jederzeit den Überblick, welche Verträge in Bearbeitung sind. Partner können Dokumente sofort prüfen und rechtssicher unterzeichnen – ohne Papier, ohne Umwege. Das Unternehmen gewinnt Geschwindigkeit, Transparenz und Sicherheit.

Automatisierungs-Fahrplan

Digitales Vertragswesen

Bestandsaufnahme

Damit ein digitales Vertragswesen funktioniert, braucht es Klarheit: Welche Vertragsarten sollen abgebildet werden? Welche Prüf- und Freigabeprozesse sind nötig? Zudem müssen rechtliche Anforderungen berücksichtigt und Schnittstellen zu bestehenden Systemen (CRM, DMS, ERP) geschaffen werden.

Implementierung

Wir starten mit der Analyse der bestehenden Vertragsprozesse und identifizieren Engpässe. Anschließend bauen wir ein digitales Vertrags-Archiv inkl. Vorlagen, Workflows und Rollenrechten. Digitale Signaturen werden integriert, sodass Verträge schnell und rechtssicher abgeschlossen und archiviert werden können. Mitarbeitende werden geschult, um das neue System sofort produktiv einzusetzen.

Ergebnis

Verträge werden schneller erstellt, geprüft und unterschrieben. Keine langen E-Mail-Ketten, keine Versionen im Umlauf, kein Papier- und Scanner-Chaos. Die Geschäftsführung behält die Kontrolle, Partner erleben Professionalität und Geschwindigkeit. Rechtliche Sicherheit und Transparenz sind gewährleistet und Folgeprozesse nach der Unterschrift lassen sich automatisiert starten.

Einordnung im Stufenmodell des Autopiloten

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Erfolge mit
dem Use-Case
System statt Zufall

Beratungsbranche

The Optimized Agency

Wie Mio die Operations-Struktur seiner neuen Beratungsagentur von Grund auf so aufbaute, dass sie skaliert und echten Marktvorsprung schafft – ohne lange Onboarding-Zeiten. Ergebnis: Mehrere hundert Stunden pro Jahr gespart, neue Mitarbeitende ab Tag eins produktiv und die Grundlage für Leistungen, die sonst nur große Agenturen anbieten.

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