Anfrage zu Auftrag

Digitale Auftrags-Formulare beschleunigen die Angebotserstellung und Auftragsannahme: Anfragen strukturiert erfassen, schneller reagieren, Angebote vor der Konkurrenz platzieren.

Ausgangssituation

Viele Unternehmen bearbeiten Auftragsanfragen noch per Mail oder Telefon. Kunden schicken unvollständige Infos, PDFs oder Screenshots – der Vertrieb muss Rückfragen stellen, verliert Zeit und Geschwindigkeit. Das Ergebnis: Langsame Auftragsannahme, verpasste Chancen und ein unprofessionelles Bild beim Kunden. Während interne Prozesse stocken, entscheidet sich der Kunde schon für die Konkurrenz.

Zielzustand

Digitale Kunden-Formulare machen die Auftragsanfrage einfach und fehlerfrei. Kunden geben alle relevanten Informationen direkt ein – strukturiert und vollständig. Der Vertrieb reagiert schneller, erstellt passende Angebote in kürzerer Zeit und ist damit vor den Wettbewerbern beim Kunden. Das steigert Abschlussquote und Kundenzufriedenheit zugleich.

Automatisierungs-Fahrplan

Auftragsformular

Bestandsaufnahme

Damit digitale Kunden-Formulare Wirkung zeigen, muss klar sein, welche Informationen zwingend gebraucht werden: von Produktdetails bis zu Zahlungsmodalitäten. Das Formular sollte intuitiv bedienbar sein – am Desktop wie mobil. So liefern Kunden alle Daten auf Anhieb, und der Vertrieb kann sofort loslegen.

Implementierung

Wir entwickeln gemeinsam die Struktur der digitalen Formulare. Pflichtfelder, Auswahloptionen, dynamische Fragenbäume abhängig vom Kundenwunsch und Upload-Funktionen stellen sicher, dass keine Informationen fehlen. Die Formulare werden direkt mit CRM und ERP verknüpft, sodass Anfragen automatisch ins System fließen. Der Vertrieb spart sich manuelle Eingaben und kann ohne Verzögerung reagieren.

Ergebnis

Mit digitalen Auftrags-Formularen wird die Auftragsanfrage und -annahme einfacher, schneller und professioneller. Kunden erleben reibungslose Prozesse – ohne Rückfragen oder Wartezeiten. Der Vertrieb ist schneller am Markt, Angebote landen vor der Konkurrenz beim Kunden. Das Unternehmen gewinnt Aufträge früher und steigert so seine Wettbewerbsfähigkeit.

Einordnung im Stufenmodell des Autopiloten

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Erfolge mit
dem Use-Case
System statt Zufall

Beratungsbranche

The Optimized Agency

Wie Mio die Operations-Struktur seiner neuen Beratungsagentur von Grund auf so aufbaute, dass sie skaliert und echten Marktvorsprung schafft – ohne lange Onboarding-Zeiten. Ergebnis: Mehrere hundert Stunden pro Jahr gespart, neue Mitarbeitende ab Tag eins produktiv und die Grundlage für Leistungen, die sonst nur große Agenturen anbieten.

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Entsorgungsbranche

Trade Waste International

Wie TWI Services für zuvor unerreichte Kundensegmente eingeführt hat – ohne Mehraufwand im Betrieb und zusätzliche IT-Last. Ergebnis: stabiles operatives Fundament, mehr Effizienz, schnellere Entscheidungen und skalierbares Wachstum.

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