Erfolgseinfluss: Hoch

Warum Excel-Tabellen das Wachstum von KMU ausbremsen und wie eine zentrale Datenbasis Abläufe beschleunigt, Fehler eliminiert und Skalierbarkeit schafft.

Ausgangssituation

Viele KMU steuern ihr Geschäft mit Excel-Tabellen und Workarounds. Was am Anfang funktioniert, stößt mit wachsendem Auftragsvolumen an Grenzen. Informationen liegen verteilt, Prozesse hängen an einzelnen Köpfen, jede Änderung erfordert neue Abstimmungen. Es entstehen Medienbrüche, Doppelarbeit und Fehler. Du als Geschäftsführer verlierst Zeit für strategische Themen und bist im operativen Tagesgeschäft gefangen.

Zielzustand

Alle relevanten Informationen liegen zentral und sind in Echtzeit miteinander verknüpft. Aufträge, Leistungen, Kunden- und Projektdaten fließen in ein gemeinsames System. Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit, Fehler werden vermieden. Teams arbeiten auf einer klaren Datenbasis, du als Geschäftsführung gewinnst Übersicht und Freiraum für Wachstum und strategische Arbeit.

Automatisierungs-Fahrplan

Daten-Zentralisierung

Bestandsaufnahme

Hohe operative Last, fragmentierte Tool-Landschaft (Excel, Mails, Insellösungen), steigendes Projektvolumen. Der Wille, Prozesse zu professionalisieren und Skalierbarkeit zu schaffen, ist bei Dir vorhanden.

Implementierung

Im ersten Schritt wird Transparenz geschaffen: Abläufe werden gemeinsam mit dem Team visualisiert und Engpässe sichtbar gemacht. Anschließend entsteht eine zentrale Datenbank als Rückgrat für Dein Unternehmen. Bestehende Systeme werden angebunden, wiederkehrende Prozesse automatisiert. Schrittweise entstehen Eingabemasken, Dashboards und Workflows, die Klarheit und Geschwindigkeit bringen.

Ergebnis

Manuelle Abstimmungen entfallen, Abfragen und Reports stehen auf Knopfdruck bereit. Rechnungen, Nachweise oder Projektübersichten entstehen automatisch. Du als Geschäftsführung hast wieder Zeit für Strategie, Entwicklung und Kreativität. Mitarbeitende arbeiten effizienter und fühlen sich entlastet. Dein Unternehmen gewinnt eine Basis für Business Intelligence, Forecasting und stressfreies Wachstum.

Einordnung im Stufenmodell des Autopiloten

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Erfolge mit dem Anwendungsfall
System statt Zufall

Beratungsbranche

The Optimized Agency

Wie Mio die Operations-Struktur seiner neuen Beratungsagentur von Grund auf so aufbaute, dass sie skaliert und echten Marktvorsprung schafft – ohne lange Onboarding-Zeiten. Ergebnis: Mehrere hundert Stunden pro Jahr gespart, neue Mitarbeitende ab Tag eins produktiv und die Grundlage für Leistungen, die sonst nur große Agenturen anbieten.

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Entsorgungsbranche

Trade Waste International

Wie TWI Services für zuvor unerreichte Kundensegmente eingeführt hat – ohne Mehraufwand im Betrieb und zusätzliche IT-Last. Ergebnis: stabiles operatives Fundament, mehr Effizienz, schnellere Entscheidungen und skalierbares Wachstum.

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