Zahl zu Bericht

ERP-Integration statt Medienbrüche: Rechnungen fließen automatisch in Buchhaltung & Projekte – für transparente Margen und profitable Steuerung.

Ausgangssituation

Damit Projekte profitabel gesteuert werden können, müssen alle Rechnungen sauber auf die jeweilige Leistung gebucht werden. In vielen KMU laufen ERP und Buchhaltung jedoch getrennt – Schnittstellen fehlen oder sind unzuverlässig. Rechnungen werden mehrfach erfasst, importiert und exportiert, Kosten landen zu spät oder falsch im Projekt. Nachkalkulationen basieren auf Bauchgefühl, Führungskräfte verlieren Zeit mit Kontrollarbeit statt mit Steuerung. Medienbrüche fressen Produktivität und lassen die tatsächliche Marge im Nebel.

Zielzustand

Projektprofitabilität entsteht in dem Moment, in dem eine Rechnung eingeht und automatisch korrekt verbucht wird. Mit einer Integration von ERP und Buchhaltung fließen Rechnungen ohne manuelles Nacharbeiten in beide Systeme. Kosten werden direkt dem richtigen Projekt zugeordnet, der Belegfluss ist durchgängig von Bestellung bis Zahlung. Geschäftsführung und Projektleitung sehen jederzeit aktuelle Kosten, Margen und Status – und können sofort steuern.

Automatisierungs-Fahrplan

ERP- & Buchhaltungsintegration

Bestandsaufnahme

Damit die Integration funktioniert, müssen ERP und Buchhaltungssystem identifiziert und Schnittstellen geprüft werden. Außerdem braucht es eine klare Regelung zur Kontierung: Welche Kostenarten gehören wohin, welche Buchungslogik gilt?

Implementierung

Wir verbinden ERP und Buchhaltung über Schnittstellen, richten automatische Kontierung ein und schaffen einen durchgängigen Belegfluss. Rechnungen werden erfasst, zugeordnet und verarbeitet – ohne manuelles Nacharbeiten. Die Synchronisation läuft in Echtzeit, sodass Daten in beiden Systemen jederzeit konsistent sind. Führungskräfte sehen sofort, welche Projekte im Plan liegen.

Ergebnis

Die Geschäftsführung profitiert von Systemen, die ohne Medienbrüche arbeiten. Mitarbeitende sparen Zeit, weil Rechnungen nicht doppelt erfasst werden müssen, und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Kosten und Margen sind jederzeit transparent, Nachkalkulationen belastbar. Rechnungen werden schneller verarbeitet, Skonti konsequent genutzt. Prozesse wachsen mit, ohne dass zusätzliche Last entsteht. Und im Wettbewerb zeigt sich der Vorteil sofort: Integrierte Systeme arbeiten schneller, fehlerfreier und flexibler als der Markt.

Einordnung im Stufenmodell des Autopiloten

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 5

KI- & Agentic-Automation

Teilautonome oder autonome Ausführung von einzelnen Prozessen oder Prozessketten; kaum menschliches Zutun

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 4

Automatisierung

Unterstützung repetitiver Aufgaben im zentralen System durch die Automatisierung zur Entlastung der Mitarbeiter

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 3

Zentraler Datenbestand

Durchgängig integrierte Systemlandschaft, die alle Daten in einem zentralen System bündelt

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 2

Dezentrale SaaS Tools

Systeme mit integrierbaren Schnittstellen ohne einheitliche Datengrundlage; Menschen pflegen Systeme manuell

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Stufe 1

Datensilos

Systeme ohne integrierbare Schnittstellen- Prozesse leben ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter

Erfolge mit
dem Use-Case
System statt Zufall

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