Digitalisierungsberatung für Forschung & Entwicklung

Wo es typischerweise hakt

Forschungseinrichtungen und F&E-Abteilungen haben ein strukturelles Problem: Ihre wertvollste Ressource die Zeit qualifizierter Wissenschaftler fließt in Verwaltung, die von dieser Ressource bezahlt wird, aber keinen Erkenntnisgewinn produziert.

Drittmittelprojekte bringen Verwaltungsaufwand mit, der mit der Projektzahl wächst. Verwendungsnachweise, Zwischen- und Abschlussberichte, Abstimmungen mit Fördergebern. Was für zwei Projekte noch händelbar ist, kollabiert bei fünf.

Ressourcenplanung über Projekte und Mitarbeitende hinweg fehlt. Wer hat in dieser Woche Kapazität? Welche Geräte sind belegt? Welches Projekt hat Priorität? Diese Fragen brauchen ein Gespräch oder eine Auswertung, die es meistens nicht gibt.

Labordaten und Messergebnisse entstehen in Systemen, aber die Verbindung zur Projektdokumentation fehlt. Ergebnisse werden manuell übertragen, umformatiert, in Berichte kopiert. Was dabei verloren geht, merkt man erst, wenn der Verwendungsnachweis fällig ist.

Berichterstellung für Auftraggeber, Fördergeber und interne Stakeholder ist jedes Mal Aufwand. Wer keine strukturierte Datenbasis hat, baut jeden Bericht neu aus demselben Material.

Was wir tun

Wir schauen zuerst, wo Forschungszeit in Verwaltungsarbeit fließt und warum. Dann zeigen wir, was strukturell automatisiert werden kann.

Die Drittmittelverwaltung strukturieren wir so, dass Projektdokumentation kontinuierlich entsteht, nicht kurz vor dem Nachweis-Termin. Ressourcenplanung richten wir so ein, dass Auslastung über Projekte sichtbar ist — ohne wöchentliche Abstimmungsrunde. Labordaten verknüpfen wir mit der Projektdokumentation, damit Ergebnisse nur einmal erfasst werden müssen. Berichterstellung automatisieren wir aus vorhandenen Projektdaten für Fördergeber, Auftraggeber und internes Controlling. Und Zeiterfassung auf Projektebene integrieren wir so, dass Verwendungsnachweise als Nebenprodukt der laufenden Arbeit entstehen.